1. Veri Sorumlusunun Kimliği
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) ve ilgili uluslararası veri koruma mevzuatı (GDPR) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden POLİNDEKS LLP (“Polindeks” veya “Şirket”) olarak; müşterilerimiz, iş ortaklarımız, taşeronlarımız, tedarikçilerimiz ve web sitemizi ziyaret eden kullanıcılarımızın kişisel verilerinin gizliliğine, bütünlüğüne ve güvenliğine en üst düzeyde önem veriyoruz.
Bu Aydınlatma Metni, web sitemiz (polindeks.com) ve şirket iletişim kanallarımız aracılığıyla toplanan kişisel verilerinizin hangi amaçlarla işlendiğini, kimlere ve hangi amaçlarla aktarılabileceğini, veri toplama yöntemlerimizi, hukuki dayanaklarımızı ve haklarınızı detaylı biçimde açıklamak üzere hazırlanmıştır.
2. İşlenen Kişisel Veriler ve Veri Kategorileri
Şirketimiz ile kurduğunuz temas, teklif talepleri ve web sitemiz üzerindeki etkileşimler kapsamında aşağıdaki veri kategorilerinde kişisel veriler işlenebilmektedir:
- Kimlik Bilgileri: Ad, soyad, unvan, temsil edilen kurum/şirket bilgisi.
- İletişim Bilgileri: Kurumsal veya kişisel e-posta adresi, telefon numarası, şirket adresi, şehir ve ülke bilgisi.
- Proje ve Talep Bilgileri: İletişim ve talep formlarında iletilen proje adı, konumu, teknik gereksinimler, yaklaşık çelik tonajı, mühendislik kapsamı, ihale/teklif notları ve mesaj içeriği.
- İşlem Güvenliği ve Teknik Veriler: IP adresi, internet sitesi erişim ve işlem logları, tarayıcı türü, yönlendiren sayfa adresleri ve oturum doğrulama kayıtları.
3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Toplanan kişisel verileriniz, KVKK’nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları doğrultusunda şu amaçlarla işlenmektedir:
- Mühendislik ve Proje Taleplerinin Değerlendirilmesi: Tarafınızca iletilen ağır çelik konstrüksiyon imalatı, montaj, ekipman tedariki ve mühendislik hizmeti taleplerinin teknik fizibilite ve bütçelendirme süreçlerinin yürütülmesi.
- İş Geliştirme ve Sözleşme Müzakereleri: Teklif hazırlama, teknik şartname değerlendirme, saha keşif planlaması ve ticari sözleşmelerin kurulması süreçlerinin yürütülmesi.
- İletişim ve Müşteri İlişkileri Yönetimi: Bilgi taleplerinize, yeterlilik dosyası isteklerinize ve sorularınıza yetkili mühendislik kadromuz tarafından doğrudan geri dönüş sağlanması.
- Hukuki ve İdari Yükümlülüklerin İfası: Ticaret hukuku, vergi mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği düzenlemeleri ile diğer geçerli mevzuattan doğan yasal saklama ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.
- Bilgi Güvenliği ve Altyapı Denetimi: Web sitesinin güvenliğinin sağlanması, yetkisiz erişimlerin engellenmesi, sunucu ve sistem bütünlüğünün korunması.
4. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi ve Hukuki Sebepleri
Kişisel verileriniz; web sitemizde yer alan talep/iletişim formu, e-posta yazışmaları, telefon görüşmeleri, fuar/toplantı temasları ve teknik dosya talepleri aracılığıyla otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle elektronik ortamda toplanmaktadır.
Veri işleme faaliyetlerimiz KVKK’nın 5. maddesi kapsamında aşağıdaki hukuki sebeplere dayanmaktadır:
- Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması (m. 5/2-c): Proje tekliflerinin hazırlanması ve sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
- Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması (m. 5/2-ç): İlgili ulusal ve uluslararası mevzuat gereği kayıt tutma yükümlülükleri.
- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması (m. 5/2-f): Hizmet kalitemizin korunması, bilgi güvenliğinin temini ve müşteri memnuniyeti yönetimi.
- Açık Rıza (m. 5/1): Yasal zorunluluk veya sözleşme istisnası kapsamına girmeyen hallerde tarafınızdan temin edilen açık rıza beyanı.
5. Kişisel Verilerin Aktarımı
Kişisel verileriniz üçüncü taraflara ticari veya reklam amaçlı satılmaz veya pazarlama şirketleriyle paylaşılmaz. Verileriniz yalnızca yukarıda belirtilen amaçların gerçekleştirilebilmesi amacıyla ve gerekli gizlilik/güvenlik taahhütleri alınmak koşuluyla:
- Proje uygulama, şantiye montaj ve lojistik süreçlerinde doğrudan iş birliği yapılan teknik çözüm ortaklarına ve taşeron mühendislik birimlerine,
- Hukuki, mali ve vergisel danışmanlık hizmeti aldığımız bağımsız denetçilere, hukuk bürolarına ve mali müşavirlere,
- Kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli/idari mercilere yasal talep sınırları dahilinde aktarılabilmektedir.
6. Veri Güvenliği ve Saklama Tedbirleri
Şirketimiz, kişisel verilerinizin hukuka aykırı olarak işlenmesini, yetkisiz erişimini ve kaybolmasını önlemek için endüstri standardı teknik ve idari tedbirleri uygulamaktadır:
- Tüm web trafiği TLS/SSL şifreleme protokolleri ile güvence altına alınmıştır.
- Sunucu ve veri tabanı erişimleri rol tabanlı yetkilendirme ve güvenlik duvarları (firewall) ile korunmaktadır.
- Kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre boyunca ve ilgili mevzuatta öngörülen kanuni zamanaşımı süreleri (Türk Borçlar Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca genel olarak 10 yıl) dikkate alınarak saklanır; süre bitiminde güvenli şekilde silinir veya anonim hale getirilir.
7. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)
Kişisel veri sahibi olarak KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Kişisel verilerinizin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
- KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
- Düzeltme, silme ve yok edilme işlemlerinin, kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.
8. Başvuru ve İletişim Yöntemi
Yukarıda belirtilen haklarınıza ilişkin taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’e uygun olarak yazılı olarak veya kayıtlı e-posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da tarafınızca şirketimize daha önce bildirilen ve sistemimizde kayıtlı bulunan e-posta adresiniz üzerinden tarafımıza iletebilirsiniz.
Veri Sorumlusu: POLİNDEKS LLP
Adres: Astana, Kazakistan
İletişim Formu: polindeks.com/tr/iletisim
Başvurularınız, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır.